Manejo de Equipos

Este documento explica cómo funcionan los equipos en WapiFirma, detallando los roles, permisos y la administración de firmas y documentos dentro de una cuenta.

Roles del equipo

En WapiFirma existen tres roles principales: Owner, Admin y User.
Cada uno tiene distintos permisos y responsabilidades.

Owner (Propietario)

El Owner es el responsable principal de la cuenta.

  • Es el dueño del balance de firmas, los documentos y las firmas enviadas.
  • Todas las firmas compradas por Admins se suman al balance del Owner.
  • Todas las firmas utilizadas por Admins o Users se descuentan del balance del Owner.
  • Ve todos los documentos enviados por cualquier miembro del equipo.
  • Es quien crea el equipo inicialmente e invita a los primeros miembros.
  • No puede ser eliminado ni expulsado del equipo.
  • Solo puede existir un único Owner por cuenta y el rol no es transferible.

Admin

El Admin colabora en la gestión del equipo y la cuenta.

  • Es invitado por el Owner o promovido desde un rol User.
  • Puede:
    • Ver todos los documentos del equipo.
    • Acceder al billing.
    • Comprar firmas (las firmas se agregan al balance del Owner).
    • Crear etiquetas.
    • Cambiar el rol de Users a Admin.
    • Invitar nuevos usuarios al equipo.

User

El User tiene permisos limitados.

  • Solo puede ver los documentos que él mismo envía.
  • No puede:
    • Invitar nuevos usuarios.
    • Cambiar roles.
    • Crear etiquetas.
    • Acceder al billing ni comprar firmas.
    • Puede enviar documentos para firmar.

Reglas importantes del sistema

Balance de firmas

  • El balance de firmas es centralizado en el Owner.
  • Las compras de firmas hechas por Admins suman al balance del Owner.
  • El consumo de firmas por cualquier miembro descuenta del balance del Owner.

Visibilidad de documentos

  • Owners y Admins: ven todos los documentos enviados por el equipo.
  • Users: solo ven los documentos que ellos mismos enviaron.

Owner

  • No puede ser eliminado ni expulsado.
  • Solo existe un Owner por equipo.
  • El rol de Owner no se puede transferir.

Invitaciones al equipo

  • El Owner crea el equipo e invita a los miembros.
  • Los Admins pueden invitar.
  • La invitación se envía por correo electrónico.
    • Si no llega, revisar la carpeta de spam.

Casos comunes

  • Un Admin compra firmas
    Las firmas se suman al balance del Owner.

  • Un User envía documentos a firmar
    Se descuentan firmas del balance del Owner y el User solo ve su historial.

  • Un User es promovido a Admin
    Obtiene permisos administrativos y mayor visibilidad.

Recomendaciones

  • Mantener al Owner como cuenta principal de facturación.